Güvenlik hizmeti sunmayı amaçlayan birçok kuruluşta olduğu gibi, verilen hizmetin kalitesi birçok anahtar unsura bağlıdır. Peki ama hangi güvenlik firmasını hangi kriterlere göre seçmeliyiz? Tüm bu unsurlardan en temeli güvenlik görevlilerinin yetenek, kapasite ve motivasyonlarıdır. Çünkü güvenlik görevlileri hem güvenlik hizmetinin günlük operasyon süreçlerinden, hem de halk ve müşterilerle etkileşiminden sorumludurlar. İlave olarak güvenlik görevlilerinin idare, planlama ve sevk hizmetlerinin, mümkün olan en yüksek kalitede sunulduğundan emin olunması gerekmektedir. Aynı şekilde önemli olan unsurlardan diğerleri de güvenlik görevlilerinin temin edilen teknik, operasyonel ve insan kaynakları altyapısı ve proje yönetimi ekibidir. Son adımda da güvenlik şirketinin sadece kaliteli hizmet sunmak için gerekli kayıtlara değil aynı zamanda da müşterinin ihtiyaçlarını karşılayabilecek hizmet felsefesini sunabilen altyapıya sahip bir şirket olması gerekmekte ve bu altyapıyla şirket işlerinin desteklenmesi azami önem arz etmektedir. Güvenlik hizmetlerinin tedarik edilmesine yönelik teknik yeterlilik değerlendirilmesine esas dört ana başlık bulunmaktadır; Güvenlik görevlileri, Proje yönetim ekibi/operasyonları, Söz konusu iş için gerekli altyapı, Güvenlik şirketinin tecrübesi ve referansları.

1. Güvenlik Personeli:

Deneyim: Özel güvenlik şirketlerinin en önemli varlıklarından bir tanesi şirketin güvenlik personelidir. Verilen hizmetin performansının yüksekliği büyük oranda personelin yetenekli ve deneyimli olmasına bağlıdır. Çok özel veya hassas koruma çevreleri söz konusu olduğunda, müşteri, teklif edilen personelin daha önce böyle bir ortamda çalışma deneyimi olduğuna dair kanıt isteyebilir. Elçilik gibi riski yüksek olan yerlerde koruma söz konusu olduğunda, ihale makamı görevi üstlenecek kilit personelin devir alınmasını talep edebilir. Eğer proje ek güvenlik görevlilerinin istihdamını öngörüyorsa, teklifi veren şirketler elemanlarına gerekli eğitimi verebilmelidir.

 

Güvenlik Personelinin Yetenekleri: İhale makamı ihale şartnamesinde belirli koruma ortamlarının gerektirdiği teknik veya ek eğitim gereklerini açıklamalı ve belirtmelidir. İhale makamı, ihalenin verilmesi öncesinde bu gibi eğitimlerin nerede verildiği veya verileceği konusunda bilgi isteyebilir. Güvenlik şirketleri eğitim altyapısının varlığı ve kalitesine ilişkin bilgi açısından çalışanlarının yeteneklerinin belirli zamanlarda gözden geçirilip yeniden eğitildikleri konusunda teminat verebilir. Sürekli olarak eğitim gören kişilerin daha iyi bir motivasyon gösterdikleri ve görevlerine daha bağlı oldukları bilinen bir gerçektir. Kısa sürede ek güvenlik görevlilerine ihtiyaç duyulması hallerinde (acil olan durumlarda) bu tür kurum imkanlarının varlığı, uygun olarak eğitilen destek personelinin de her zaman devreye girebileceğini ortaya koymaktadır. İşveren tarafından sağlanan eğitimler, dikey ve yatay ilerlemenin de mümkün kılındığı şeffaf bir kariyer planlamasını da beraberinde getirmelidir. Bu da daha yüksek bir motivasyonu ve dolayısıyla daha yüksek kaliteli bir hizmeti beraberinde getirir. Koruma alanının yapısına bağlı olarak, ihale makamı ihaleye bağlı özel yeteneklerle (yabancı dil bilgisi vb) ilgili kanıt ve fazladan bilgi talep edebilir. Bu talepler ihale şartnamesinde belirtilmelidir.

 

Seçim, Eğitim ve Yerleştirme Prosedürleri: Güvenlik Şirketleri tarafından doğru dizayn edilmiş personel seçim, eğitim ve yerleştirme prosedürlerinin ayrıntılı bir şekilde anlatılması önemlidir. Bu prosedürler idealist olarak konuya gönül vermiş ve uygun eğitimli bir insan kaynakları ekibi tarafından uygulanmalıdır. Bu sayede güvenlik şirketi ihale makamının uygulamaya koymak istediği standartlara uyabileceğini gösterebilir. Yerleştirmeye ilişkin veriler toplumu tehlikeye atmayacak, ihale makamının bütünlüğünü, mülkiyetini veya müşterileri zora sokmayacak, herhangi bir ek mali külfet getirmeyecek şekilde olmalı ve temiz bir sicile sahip güvenlik görevlileri istihdam edilmiş olmalıdır. İhale makamı aynı zamanda, güvenlik şirketinden seçme prosedürlerinin cinsiyet, din, ırk, mezhep ayrımcılığı olmadığını, eşit koşullar sağladığını ve dolayısıyla da ihale makamının eşit fırsatlar politikasıyla aynı doğrultuda olduğunun kanıtlanmasını isteyebilir.

 

İstihdam Koşulları: Eşit ve şeffaf bir ödüllendirme yapısının, deneyimli çalışanların var olmasına yönelik olumlu bir etkisi olduğu, çalışanların motivasyonu ve çalışmadan tatmin olma konusunda olumlu bir etki yarattığı ve dolayısıyla da sunulan hizmetin performans kalitesini de artırdığı açıkça bilinmektedir. Bu gibi sistemlerin var olması, ek performansa bağlı ödüllendirme yapısı ve çalışanları sınıflandırarak performanslarını değerlendirme gibi yapılacak olan her tür kolektif çalışmaya önem verildiğinin bir göstergesidir. Çalışanların maaşlarının ve eğitim ihtiyaçlarının belirli aralıklarla sürekli olarak değerlendirilebilmesi için bir değerlendirme yönteminin belirlenmiş olması gerekir. Yetersiz firmalara ihalelerin verilmesini engelleyebilmek için, ihaleyi açan kurum, güvenlik şirketinin güvenlik görevlileri için öngördüğü çalışma koşullarının ulusal kanun, ve/veya uluslararası anlaşmalara uygun olup olmadığını araştırmalıdır. Uluslararası anlaşmalar konusunda bilgi edinilemiyorsa, görev nöbet çizelgesi çalışma saatlerinin uzunluğu ve görev süreleri hakkında bilgi edinmemizi sağlamalıdır. 12 saati aşan çalışma süreleri ve içerisinde değiştirici olmayan vardiya düzenleri kazaların olmasına veya güvenliğin ihlal edilmesi olasılığının artmasına neden olabileceğinden bu konu çok önemlidir. Güvenlik şirketinin sağlık ve iş emniyeti politikası ve koşulları hakkındaki bilgiler ihale makamı tarafından öğrenilmelidir. Şirketin iyi çalışma koşulları sunması, çalışanlar hakkında disiplin kayıtları tutması, çalışanlarına projeye başlamadan önce iş emniyeti ve sağlığı eğitimini aldırmış olması, müşterilerin ve toplumun genel güvenlik ve sağlığı konusundaki potansiyel risklerin azaltılmasını sağlar.

 

2. Proje Yönetimi / Prosedürleri:

 

Korunacak Alanda Görevli Olan Proje Yöneticisi: Müşterinin bakış açısına göre, korunacak ortamda görevli olan proje yöneticisi ihale şartlarının yerine getirilmesine ilişkin performansla ilgili her şeyden sorumludur. Proje yöneticisinin yetenekleri ve yeterlilikleri konusunda ihale makamının tatmin olması hayati önem taşımaktadır. Bunun sonucunda da güvenlik şirketi, proje yöneticisinin kimliği, yetenekleri ve deneyimi hakkında ayrıntılı bilgiler vermek durumundadır. Operasyonel plan gereğince, proje yöneticisine rahatça ulaşılması, bu kişinin hızlı kararlar vermesi, belirli kısa sürelerde bile çözümler getirebilmesi ve sorumluluk zincirindeki yerini tam olarak bilmesi gerekmektedir.

 

Görev Yeri Çizelgesi: Proje teklifinde ortaya konulan işletme planı, müşteriyi, koruma ortamı konusunda gerekli tüm bilgilere sahip olunduğu, güvenlik gereklerinin karşılanabildiği ve projeyi gerçekleştirebilecek temel yeterliliğe sahip olunduğu konusunda tatmin etmelidir. Görev Yeri Çizelgesi metodolojisi aşağıda belirtilen unsurların teminini teyit etmelidir:

• Doğru personel profili belirlenmelidir.
• Proje ihtiyaçlarına %100 uyulduğu garanti edilmelidir.
• Proje doğru zamanda yürürlüğe girmelidir.
• Her personel kendi görev tanımını ayrıntılı olarak, göreve başlamadan önce bilmelidir.
• Personel kendi görev vardiya sürelerini bilmelidir.
• Gerekli görüldüğü hallerde görev süreleri istisnai olarak esnek olabilmelidir.
• Süreler çalışma yasalarına uygun olmalıdır.
• Her görevin başında, ortasında ve sonrasında haberli ve habersiz kontroller yapılmalıdır.

 

Görev Yeri Planı aynı zamanda güvenlik şirketinin, hem organizasyon açısından kalifiye ve deneyimli eleman kapasitesine sahip olduğunu hem de ne şekilde olursa olsun görevine son verilen elemanın yerine kısa sürede başka birisinin geçirilebileceğini teyit edebilmelidir. Güvenlik şirketi beklenmedik durumlarla karşılaşıldığında bile projeye uygun olarak ve hızlı bir şekilde çalışmalarını başlatılabilmeyi garanti eden prosedürlerin var olduğunu veya prosedürlerin hemen oluşturulabileceğini taahhüt etmelidir. Müşteriyle mutabık kalınan belirli prosedürlere daima uyulacağı ve yapılması gereken her değişikliğin müşteriye danışarak yapılacağı da güvenlik şirketi tarafından garanti edilmelidir. Proje gereklerinin yerine getirilip getirilmediğini ölçebilmek için güvenlik şirketinin performansının müşteri tarafından istendiği zaman izlenebileceği konusunda işletme planında tatmin edici bilgi bulunmalıdır. Dolayısıyla da güvenlik şirketi aşağıdaki koşulları sağlayabilecek şekilde bir raporlama yapısına sahip olmalıdır:

 

• Raporlama düzenli ve doğru zamanlama ile yapılmalıdır.
• Raporlama oluşabilecek her nitelikte soruyu cevaplayabilecek şekilde oluşturulmalıdır.
• Raporlama objektif bir bakış açısıyla yapılmalıdır.
• Raporlama idari bir görevden ibaret olmadığı için gereken önem verilmelidir.
• Raporlama müşterilerin istekleri doğrultusunda değiştirilebilir ve oluşturulabilir olmalıdır.
• Raporlar birbirleriyle bir bütün oluşturmalıdırlar.
• Raporlardaki bilgiler doğrultusunda görevlerde düzeltmeler yapılabilir veya bazı önleyici tedbirler alınabilir.

 

Müşterinin zamanının asgari olarak harcamasını temin etmek amacıyla, projeye ilişkin düzenli toplantıların ve organizasyonların sıklığı da belirlenmelidir.

 

Destek Hizmetleri: Teklifin proje başlamasından sonra yürütmeye ilişkin olan bölümü, şirket merkezi tarafından sağlanacak olan destek hizmetleri hakkında bilgi içermelidir (yönetim, faturalama, personel vb). Yapılacak teftişlerin zamanı ve sıklıkları hakkında bilgi de verilmelidir. Yapılan teftiş prosedürleri, teftişin tarafsız olarak yapıldığının azami olarak doğrulandığı ve kalite standartlarına uygun olmayan işlemlerin tespiti sonucunda hızlı çözüme ulaşılacağı konusunda müşteriyi tatmin etmelidir.

 

3. Proje Altyapısı:

 

Korunacak yerler, müşterinin ve toplumun güvenliğini temin etmek için, projenin izlenmesine ilişkin kullanılan ekipman ve teknolojik araçların uygun olduğu, bakımlarının yapıldığı ve teknik bilgi sahibi görevliler tarafından bu ekipman ve araçların kullanıldığı garanti edilmelidir. Güvenlik şirketlerinin işleyişe ait planları ve teknik teklifleri de, aşağıda belirtilen standartların karşılandığına ilişkin yeterli bilgi içermelidir.

 

Ekipman & Teknik Donanım: Kullanılacak olan iletişim araçları ve sistemleri ihale anlaşmasına ve mekana uygun olmakla beraber risk düzeyine de uygun olmalıdır. Mülkiyet veya bina ile birlikte, çalışanların ve bireylerin güvenliği temin edilmelidir. Tüm ekipman belirli sürelerde düzenli olarak kontrol edilmeli ve gerekirse ekipmanın bakımları yapılmalıdır. Aynı şekilde kullanılan tüm IT donanım veya yazılımlar projenin performans koşullarına göre yeterli olmalı ve bu yazılım veya donanımların belirli zamanlarda bakım kontrolleri yapılmalıdır. Ekipman kullanımı iş sağlığı ve güvenliği kurallarını karşılamalıdır. Güvenlik görevlilerinin dış görünüşleri, doğrudan olmasa da dolaylı yoldan temsil ettikleri yetki ve otoritenin imajı olması açısından önemlidir. Teklifi veren şirket, tüm personeli için üniforma temin etmeli veya personele temin edilen üniformaların bedenine uygun olarak temiz ve yıpranmamış olmasını sağlamalıdır. Koruma esnasında kullanılan tüm silahların, doğru bir şekilde kullanılması, bakımlarının yapılması ve depolanması gerekmektedir. Silahlar, silahları kullanmak için eğitilmiş deneyimli ve ruhsatlı kişiler tarafından kullanılmalıdır. Silahların sayımı yapılmalı ve düzenli olarak kontrol edilmelidir. Teknik şartnamede silahları kimlerin kullanacağını ve hangi durumlarda kullanabileceğini açıkça belirtmelidir. Tüm görevliler silah kullanımı prosedürleri hakkında bilgi sahibi olmalıdırlar. Projeye uygun çalışma koşullarının yerine getirilmesi amacıyla kullanılan tüm ulaşım araçları açıkça etiketlenmeli ve araçların düzenli bakımı yapılmalıdır. Araçlara nasıl ulaşılacağı ve araçların nasıl kullanılacağı açıkça tanımlanmalıdır.

 

Teknik Destek: Teknik şartname, güncel teknolojinin kullanıldığını ve bu teknoloji sistemlerinin bakımının ve kontrollerinin sürekli çalışmayı sağlamak amacıyla yapıldığını taahhüt etmelidir. Bu teknolojiyi kullanan görevliler tamamen teknolojinin eğitimini almış olmalıdırlar. Ayrıca bakım – onarım, personeline ulaşma şekli de oluşturulmuş olmalıdır. Şartnamenin performansına uygun olacak şekilde CCTV sistemlerinin, ulaşım kontrol sistemlerinin, koruma sistemlerinin, alarmların veya merkezi görüntüleme sistemlerinin kullanılması söz konusu olduğunda, teknik şartname aşağıdaki koşulları sağlamalıdır:

 

• Sistemin etkin olarak kullanılması için gerekli teknik bilgiye sahip olmak.
• Son teknolojinin temin edilmesini ve kullanılacağını taahhüt etmek.
• Kurulum ve bakım hizmetlerini yerine getirmek.
• Hizmet veren kurumda uygun, etkin ve teknik bilgiye sahip uzmanların varlığı.

 

4. Güvenlik Şirketi

 

Aşağıda belirtilen kriterler ihale makamının nasıl bir güvenlik şirketiyle çalışmak istediğini, hangi koşullarda çalışmak istediğini, çalışacakları şirketin eleman sayısını, cirosunu, güvenlik felsefesi ve etik kodlarının veya deneyimlerinin nasıl olması gerektiğini ortaya koyar.

 

Yapı ve Organizasyon: İhaleye teklif veren güvenlik şirketleri, organizasyon yapıları, sundukları hizmetlerin kapsamı, çeşitliliği ve bu alanda çalışmaya başladıkları günden itibaren kaç yıldır şirketi işlettikleri konusunda bilgi vermelidirler. Kaliteli hizmet sağlayan güvenlik şirketleri çalışanların sağlık ve çalışma güvenlik politikaları ile prosedürleri hakkında bilgi vermelidirler. Bu politikalar ve prosedürler yasalara uygun olmalıdır. İyi çalışma politikasına sahip bir şirket çalışanlarına önem verdiğini gösterir ve böylece şirketin daha kaliteli bir ortam sağlaması görevlilerin yüksek motivasyonla hizmet üretmelerini ve görevlerine sadık olmalarını sağlar. Buna ek olarak, yüksek kalite sağlayan bir güvenlik şirketi, strateji gelişimine ilişkin, eğitim politikası ve prosedürlere, eşit fırsatlarla eğitime, müşteriye odaklanmaya, güçlü idari ve yönetim destek hizmetlerine ilişkin veriler ortaya koyarak kalitesini ispatlayabilir. Güvenlik şirketi, acil durumlara karşı hızlı müdahaleyi temin etmek amacıyla, çalışma yerindeki görevlilerin görüntülü ve sesli gözlemlenmesi ve bir alarm sinyalinden sonra etkili ve anında müdahale için görevlilere sağlanan kaynaklar dahil olmak üzere, meydana gelen alarmların 24 saat izlenmesi amacıyla bir uzaktan izleme merkezi hizmeti de verebilmelidir.

 

Güvenlik Felsefesi ve Etik Kodlar: Kalitesi yüksek güvenlik hizmeti sağlayan şirketler, güvenlik felsefelerinin ve etik kodlarının bir özetini çizebilmeli ve güvenliği yapılan anlaşmaya göre nasıl uygulayacaklarını belirtmelidirler. Bu da, teklifi talep eden kurumun, şirketin felsefesinin ve etik kodlarının kendi ihtiyaçlarını karşılayıp karşılayamadığını görmesine yardımcı olur. İhaleye teklif veren güvenlik şirketleri, geçmiş yıllardaki deneyimlerine ilişkin referanslar verebilmeli, sektörde ne kadar zamandır aktif olarak faaliyet gösterdiklerini kanıtlayabilmeli ve gerekiyorsa ihaleye özgü belirli referanslar ve örnekler sunabilmelidirler. Bu bilgilere deneyim düzeyi ve güvenlik şirketi tarafından çalıştırılan elemanların eğitim düzeyleri de dahil olmalıdır.

 

Kalite: Güvenlik şirketi, sürdürmekle yükümlü olduğu kalite standartları hakkında bilgi sunmalıdır. Verilen bilgilerde kalite kontrolüne ilişkin prosedürler açıkça belirlenmelidir. İlgili kalite sertifikaları varsa bunlar da şirket tarafından sunulmalıdır.

 

İnsan Kaynakları Yönetimi: Bir şirketin insan kaynakları politikası, eğitebileceği ve çalıştırabileceği personelin kalitesinin bir göstergesidir. Bu politika, çalışanların memnuniyetini, fırsat eşitliği prensiplerinin gözlemlenebilirliğini, tarafsız eğitim ve kariyer gelişimini, profesyonel seçim ve eğitim uygulamalarını içermelidir. Ayrıca güvenlik şirketi idari çalışanlarının sayısı, tam zamanlı, yarı zamanlı ve geçici olarak çalışanların sayısı ve son beş yılda elde edilen ciro gibi bilgiler de şirket tarafından verilebilmelidir. Bu gibi bilgiler sadece bir güvenlik şirketinin çalışma yapısının değil, aynı zamanda da çalışanların memnuniyet düzeyinin de yansıtılmasını sağlar. Çalışanların memnun olup olmadıkları, işe devamlılık süreleri, istikrarları ve sirkülasyon oranlarıyla da belli olur.

 

Finansal Bilgiler: Teklif talep eden ihale makamı her zaman, ihaleye teklif vermesi muhtemel olan güvenlik şirketlerinin mali istikrarı ve güvenilirlikleri hakkında araştırma yapmalıdır. Yasalar ve yasa uygulamaları doğrultusunda, kabul edilen diğer denklikler veya şirketin son üç yıllık kar-zarar bilançoları ve cirosu güvenlik şirketlerinden talep edilerek incelenmelidir. Ayrıca güvenlik şirketinin vergi borcu olup olmadığı ihale makamı tarafından mutlaka resmi belge ile talep edilmelidir.

 

Referanslar: Geçmişte yapılan işler sonucunda eski veya mevcut müşterilerin ihaleye teklif veren şirketten memnun kalıp kalmadıkları, ihale makamı tarafından araştırılır ve bu araştırmalar olumlu sonuç verirse ihaleye teklif vermiş olan güvenlik şirketlerinin kaliteli hizmet sağladıkları belirlenmiş olur. Sektör veya ihale bazında referanslar, talep edildiğinde sağlanabilmelidir. Teklif talep eden ihale makamı, daha önceden yapılan işlerde diğer müşterilerin, teklif veren güvenlik şirketlerinden memnun kalıp kalmadığını araştırarak şirketlerin tekliflerini diğer kurumlardan aldığı referanslar doğrultusunda değerlendirebilir.

 

Sertifikasyon ve Ödüller: Güvenlik şirketinin sahip olduğu sertifikalar ve hizmet verdiği diğer kuruluşlardan aldığı plaket, teşekkür belgesi v.b. ödüller, kaliteli hizmet verip vermediğinin bir göstergesi olabilir ve bu bilgiler teklifler değerlendirilirken hesaba katılabilir.